自治会と幼稚園の役員が、来年あたりに回ってきそうです。
私は地方に住む、共働きの2児の父親です。今の地区に引っ越してから、ちょうど1年ほどが経ちました。地区の住民はほとんどが高齢の方で、若い世帯は多くありません。
地区の役員やPTA、保護者会は立候補が基本ですが、立候補で決まることはほとんどありません。多くの場合、くじや地区の持ち回りで決まります。若くて引っ越してきたばかりの我が家に役員が回ってくる可能性は、正直に言って高いと感じています。
私はまだ役員を経験していません。役員の経験がないからこそ、役員が回ってくる前に準備をしておこうと考えました。
本記事では、自治会・子ども会・PTA（幼稚園の保護者会を含む）の役員仕事のうち、生成AIに手伝ってもらえる作業をまとめます。
コピーして使えるプロンプトと、生成AIに入れてはいけない情報の線引きも紹介します。役員の経験者としてではなく、役員が回ってくる前の準備記録として書いています。
役員の仕事でAIが手伝えるのは「書く・まとめる・段取りする」
結論からお伝えします。役員の仕事で生成AIが役に立つのは、文章を書く作業、会議の内容をまとめる作業、行事の段取りを整理する作業の3つです。
一方で、人と人との調整や、地域の事情を踏まえた判断は、生成AIには任せられません。生成AIは、地区の住民の顔も、前の年に何があったかも知らないためです。
| 役員の仕事 | 生成AIに任せられる部分 | 自分でやる部分 |
| お知らせ・回覧板 | 下書き、読みやすい言い回しへの修正、誤字の確認 | 日時・場所・金額の最終確認 |
| 会議・総会 | メモからの議事録づくり、議題の整理 | 発言内容の確認、決定事項の承認 |
| 行事の準備 | 段取り表、持ち物リスト、当番表の下書き | 人への声かけ、当日の判断 |
| 会計 | 決算報告の説明文、表の形式づくり | 金額の計算の確認、領収書の管理 |
| 引き継ぎ | 前年の資料の要約、1年間の予定表づくり | 前任者への聞き取り |
生成AIは、ゼロから考える時間を短くしてくれる道具です。最後に責任を持って内容を確認するのは、役員である自分自身です。
役員が回ってくる前に、私が準備していること
私の友人は、幼稚園の保護者会で会長を務めていました。友人は行事の準備や保護者への連絡に追われていて、とても大変そうでした。
私自身も、地区の自治会の活動には参加しています。役員になったら何をしなければならないかは、おおよそ見当がつきます。役員が決まってから慌てないよう、私は次の3つを先に済ませておくことにしました。
準備1｜生成AIのアプリをスマホに入れて、使い慣れておく
ChatGPT、Gemini、Claudeなどの生成AIは、スマートフォンのアプリで無料から使えます。どのアプリを選んでも、本記事で紹介する使い方は基本的に同じです。
役員になってから初めて生成AIを触ると、使い方を覚える時間と役員の仕事が重なってしまいます。役員が回ってくる前に、家庭の連絡や買い物リストの整理などで、生成AIに何度か話しかけておくと安心です。
家庭で生成AIを使う方法は、家事分担をAIで見える化する記事でも紹介しています。
準備2｜「AIに入れない情報」を先に決めておく
自治会や子ども会の役員になると、住民の名簿や子どもの名前など、個人情報を扱う場面が出てきます。生成AIに何を入力してよいかは、役員になる前に決めておくことが大切です。
詳しい線引きは、後半の「名簿・住所・子どもの名前はAIに入れない」で説明します。
準備3｜前の年の資料を見せてもらえるか確認しておく
役員の仕事は、毎年ほぼ同じ行事の繰り返しです。前の年のお知らせや議事録、行事の段取り表が手に入れば、生成AIで今年用に書き換えるだけで済む作業が一気に増えます。
ただし、紙の資料しか残っていない地区も多いはずです。私の地区でも、回覧板は紙で手渡しされたり、郵便受けに入れられたりしています。
紙の資料は、スマートフォンで写真を撮れば生成AIに読み込ませることができます。住民の名前や住所が写っている部分は、撮影の前に紙を折るなどして隠してください。
臼杵市に引っ越したばかりの方は、臼杵市に引っ越すときの手続きリストもあわせてご覧ください。
自治会・子ども会・PTAで、役割別にAIが使える場面
役員の仕事は、どの役に就くかによって大きく変わります。生成AIの出番も、役割ごとに違います。役割と主な仕事、生成AIが使える場面を表に整理しました。
| 役割 | 主な仕事 | 生成AIが使える場面 |
| 会長・副会長 | 総会や行事でのあいさつ、関係機関とのやり取り | あいさつ文の下書き、依頼文の敬語チェック |
| 書記・広報 | 議事録、お知らせ、会報の作成 | 議事録の清書、回覧板の文面づくり |
| 会計 | 会費の集金、予算と決算の報告 | 決算報告の説明文、集金のお願い文 |
| 行事係 | 夏祭り・清掃・運動会などの準備 | 段取り表、持ち物リスト、当番表のたたき台 |
自治会で使える場面
自治会の仕事は、回覧板でのお知らせ、清掃活動や地区の行事の案内、総会の準備が中心です。
私の地区は住民の多くが高齢の方なので、文字が大きく、要点が先に書かれたお知らせのほうが伝わりやすいと感じています。生成AIに「高齢の方にも読みやすく」と指示するだけで、文章の組み立てを整えられます。
子ども会で使える場面
子ども会では、行事の案内、出欠の確認、会費の集金、お楽しみ会の企画が主な仕事です。
子ども向けの企画を考えるときは、生成AIに「小学生が20人ほど、予算は1人500円」のように条件を伝えます。条件を具体的に伝えるほど、生成AIは地区の実情に近い企画案を出してくれます。
幼稚園の保護者会・PTAで使える場面
幼稚園の保護者会やPTAでは、園や学校とのやり取り、保護者へのお願い、行事の手伝いの割り振りが増えます。
保護者に向けた連絡は、LINEや園のアプリで送ることも多く、短くて丁寧な文面が求められます。園や学校に伝えにくいことを文章にする方法は、園や学校への伝え方をAIで整える記事でまとめています。
コピーして使えるプロンプト6選
役員の仕事で使う頻度が高い場面に絞って、生成AIへの指示文（プロンプト）を6つ紹介します。【】の部分を、自分の地区や行事の内容に書き換えて使ってください。
プロンプト1｜紙の回覧板を、読みやすいお知らせに作り直す
私が役員になったら最初に使いたいのが、回覧板のお知らせを読みやすく作り直すプロンプトです。回覧板の文章を貼り付けるか、回覧板の写真を添付して使います。
| あなたは自治会の書記です。 以下の回覧板のお知らせを、高齢の方にも読みやすい形に作り直してください。 【条件】 ・住民にしてほしいことを、最初の1文に書く ・日時、場所、持ち物、締め切り、問い合わせ先は、箇条書きで分けて書く ・一文は短くし、むずかしい言葉は使わない ・A4用紙1枚に収まる長さにする ・元の文章にない日時や金額は付け足さない 【元のお知らせ】 【回覧板の文章を貼り付ける、または写真を添付する】 |
「元の文章にない日時や金額は付け足さない」という一文が大切です。生成AIは、足りない情報をもっともらしく補ってしまうことがあるためです。
たとえば地区の一斉清掃のお知らせで、時候のあいさつが長く続き、日時が3行目に埋もれているとします。生成AIにプロンプト1で指示すると、「◯月◯日の朝8時から一斉清掃を行います」のように、住民にしてほしいことを1行目に置いた形に並べ替えてくれます。
プロンプト2｜前の年の文面を、今年用に書き換える
| 以下は昨年の【行事名】のお知らせです。 今年は次の点が変わります。 ・日時：【今年の日時】 ・場所：【今年の場所】 変わった部分だけを書き換え、文章の雰囲気は昨年のままにしてください。 書き換えた箇所は、最後に一覧で教えてください。 【昨年のお知らせ】 【昨年の文章を貼り付ける】 |
最後に「書き換えた箇所の一覧」を出してもらうと、日付の直し忘れを防げます。
プロンプト3｜会議のメモから議事録を作る
| 以下は【自治会の役員会】のメモです。議事録の形に整えてください。 【形式】 ・日時、場所、出席者の人数 ・議題ごとに「話し合った内容」と「決まったこと」を分ける ・決まっていないことは「継続審議」と書く ・メモにない発言は付け足さない 【メモ】 【会議のメモを貼り付ける】 |
出席者の名前は、メモの段階で「会長」「会計」のように役職に置き換えておくと安心です。名前が必要な場合は、生成AIで清書したあとに自分で書き足します。
会議を録音して文字起こしをする方法もあります。ただし、録音をする場合は、会議の始まりに参加者の了承を取ってください。
プロンプト4｜行事の段取り表と買い出しリストを作る
| 【子ども会のクリスマス会】の段取り表を作ってください。 【条件】 ・参加者：小学生【20】人、保護者【10】人 ・会場：【公民館】 ・予算：【2万円】 ・役員：【4】人 準備から片付けまでを「いつ・誰が・何をするか」の表にしてください。 あわせて、必要な物の買い出しリストも作ってください。 |
生成AIが出す段取り表は、あくまでたたき台です。会場の鍵の受け取り方や、地区で毎年お願いしているお店などは、前任の役員に確認して書き足してください。
プロンプト5｜協力のお願いやお断りを、角が立たない文にする
| 【幼稚園の保護者会】で、【運動会の片付け】の手伝いをお願いする文章を作ってください。 【条件】 ・LINEで送るので、200字以内にする ・参加は強制ではないことが伝わるようにする ・締め切りは【日付】 ・丁寧すぎず、やわらかい言い方にする |
プロンプト5は、役員を引き受けられない事情があるときにも応用できます。「【家庭の事情】のため今年は役員を引き受けられないことを、角が立たないように伝える文章を作って」と指示してください。
プロンプト6｜引き継ぎ資料から、1年間の予定表を作る
| 以下は【自治会の役員】の引き継ぎ資料です。 【作ってほしいもの】 ・月ごとの行事と、役員がやることの一覧表 ・行事ごとに、準備を始める時期（行事の何週間前か） ・資料の中で分かりにくい点や、前任者に確認すべき点 【引き継ぎ資料】 【引き継ぎ資料の文章を貼り付ける、または写真を添付する】 |
「前任者に確認すべき点」を挙げてもらうと、引き継ぎの場で何を聞けばよいかが整理できます。役員が決まった直後に、一番役立つ使い方だと私は考えています。
役員の1年間をまるごと手伝ってもらいたい方へ
この記事で紹介した6本は、役員の仕事のうち使う頻度が高い場面だけに絞ったものです。実際の役員の1年間には、総会の案内と委任状、当番表、会費の未納のお願い、苦情への返事、年度末のあいさつなど、書きにくい文章がまだまだ出てきます。
そこで、役員が決まった日から次の人に引き継ぐ日まで、1年間を8つの場面に分けたプロンプト35本を、noteにまとめました。
- 最初に1回貼るだけの「役員アシスタント設定」と、個人情報の線引き表
- 総会の案内状・委任状、決まったことを住民に知らせるお知らせ
- 当番表、雨の日・暑い日の対応案、安全確認チェックリスト
- 予算案・決算の説明文、会費の未納のお願い（3パターン）
- 苦情への返事、お詫び、役員を引き受けられないときの文面
- 次の人への引き継ぎ書と、AIに出す前・出したあとの確認チェックリスト
ChatGPT・Gemini・Claudeの無料版で使える前提で作っています。noteの無料部分で収録内容の一覧と1本分のプロンプトを読めるので、中身を確かめてから購入するかどうか決めてください。
名簿・住所・子どもの名前はAIに入れない
生成AIを役員の仕事に使うときに、一番注意したいのが個人情報の扱いです。
個人情報保護委員会によると、事業で名簿を使っていれば、自治会・町内会やPTAなどの非営利組織も、個人情報保護法の「個人情報取扱事業者」に当たります（参照：個人情報保護委員会「STOP！名簿流出」）。子ども会などの非営利組織も対象になることが、自治体の案内でも説明されています。
また、個人情報保護委員会は2023年6月に、生成AIサービスの利用に関する注意喚起を出しています。入力した情報を生成AIの提供者が学習に使う場合、個人データを提供したことになるおそれがあるという内容です（参照：個人情報保護委員会「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等について」）。
私は医療・福祉の現場で10年以上働いてきました。福祉の現場では、記録や相談の場面で個人の名前を伏せて話すことが当たり前です。役員の仕事で生成AIを使うときも、福祉の現場と同じ考え方で線を引くつもりです。
| 区分 | 例 | 扱い方 |
| 入力してよい | 行事名、日時、場所、会費の金額、議題 | 加工せずに入力してよい |
| 伏せて入力する | 役員や住民の名前、子どもの名前 | 「会長」「Aさん」「年長の子」などに置き換える |
| 入力しない | 名簿、住所、電話番号、家族構成、健康や家庭の事情 | 生成AIには入力しない |
あわせて、使う生成AIの設定画面も確認してください。多くの生成AIサービスには、入力した内容を学習に使うかどうかを選べる項目があります。項目の名前や場所はサービスごとに違い、変更されることもあるため、各サービスの公式ヘルプで確かめてください。
名簿の作り方に迷ったときは、個人情報保護委員会の自治会・同窓会等向け会員名簿を作るときの注意事項（PDF）が参考になります。
高齢の方が多い地区でAIを使うときの注意点
私の地区は住民のほとんどが高齢の方で、回覧板も紙です。生成AIで作った文章を地区で使うときは、次の4点に気をつけるつもりです。
最後は紙に印刷して読みやすさを確かめる
生成AIの画面で読みやすい文章でも、紙に印刷すると文字が小さく感じることがあります。回覧に出す前に一度印刷して、実際に目で確かめます。
丁寧すぎる文章は短く直す
生成AIの文章は、前置きや敬語が重なって長くなりがちです。「半分の長さにして」と追加で指示すると、要点だけの文章に直せます。
日時・場所・金額は自分の目で確認する
生成AIは、日付と曜日の組み合わせを間違えることがあります。カレンダーと見比べて、日時・場所・金額だけは必ず自分で確認してください。
AIを使うことを周りに押しつけない
生成AIは、あくまで自分の下書きを早くする道具です。他の役員の方に、生成AIの使い方を勧める必要はありません。
紙とペンで続けてきた地区のやり方を尊重しながら、自分の作業だけを軽くする。役員の仕事を1年間続けるには、自分の作業だけを軽くする使い方がちょうどよいと考えています。
よくある質問
まとめ
- 役員の仕事で生成AIが手伝えるのは、文章を書く・内容をまとめる・段取りを整理するの3つ
- 役員が回ってくる前に、生成AIのアプリに慣れておき、前の年の資料を手に入れられるか確認しておく
- 回覧板、議事録、段取り表、お願い文、引き継ぎは、プロンプトを使えば下書きの時間を短くできる
- 名簿・住所・電話番号・家庭の事情は生成AIに入力せず、名前は役職や「Aさん」に置き換える
- 高齢の方が多い地区では、紙に印刷して読みやすさを確かめ、日時・場所・金額は自分の目で確認する
まずは、手元にある回覧板を1枚選んで、プロンプト1で作り直してみてください。役員が回ってくる前に一度試しておくだけで、役員になったときの気持ちがずいぶん軽くなるはずです。
総会の案内状や当番表、会費のお願い、次の人への引き継ぎ書まで、役員の1年間で使うプロンプト35本は、noteの「役員の1年をAIで乗り切るプロンプト完全キット」（有料）にまとめています。役員が決まったときの備えとして、無料部分の収録内容の一覧だけでものぞいてみてください。
日曜の夜、郵便受けから回覧板を取り出して、玄関先で読み始めました。 時候のあいさつが3行続き、4行目でようやく「一斉清…
